Dombo – Organisatie

Een mini-viertallentoernooi organiseren op BBO als je geen Director-rechten op BBO hebt is op zich niet zo ingewikkeld, maar het heeft wel wat voeten in de aarde.

Techniek

Inmiddels is al een aardig gedeelte van de logistiek geautomatiseerd. De teams kunnen zich aanmelden via een formulier en ook de scores invoeren via een formulier. De namen van de deelnemende teams worden automatisch geïmporteerd in het uitslagformulier en in het wedstrijdschema.
Per gelegenheid moet je wel de templates kopiëren en bewerken voor de avond zelf. Vooralsnog doet Hubert dat zelf, dus neem contact met hem op.

Logistiek op de avond

Regel voor de avond zelf een aantal assistenten en laat aan de deelnemers weten wie dat zijn, bijvoorbeeld via een linkje naar een sheet in www.touchspeak.nl/Dombo-wedstrijdgegevens
Eén van de grootse struikelblokken op de avond zelf is het niet kunnen aanmaken van wedstrijden door mensen die te kort lid zijn van BBO. Je kunt (als WL) een wedstrijd voor anderen maken, maar maar één tegelijk; en bovendien niet als je aan een tafel zit te spelen. Je hebt dus reservetroepen nodig, die al een tijdje op BBO zitten.

Als je het helemaal dicht wilt timmeren wijs je mensen van tevoren aan als table officers. Zorg er dan voor dat je elkaars telefoonnummer hebt, of een andere handige manier van communiceren in geval van calamiteit.

Iedere TO maakt dan elke ronde de wedstrijd aan voor de tafel die hij beheert. Als het kan zijn eigen tafel. Is dat niet mogelijk omdat er twee TO’s tegelijk aan een tafel spelen, dan krijgt één van de TO’s dus een tafel toegewezen waar geen TO aan zit. Die tafel moet dan eerst worden aangemaakt. Als een TO eenmaal in een wedstrijd zit kan hij namelijk geen andere wedstrijd aanmaken. De TO moet in dat geval wachten tot iedereen de uitnodiging heeft geaccepteerd voordat hij zelf een uitnodiging kan accepteren.
Als er maar één TO in een wedstrijd zit, dan is er geen probleem.

De TO is ook verantwoordelijk voor het invullen van het scoreformulier.

Als een persoon ineens verdwenen is, dan neemt de TO contact op met de WL, die contact opneemt met de verdwenen persoon. De TO laat de spelers weten dat er een probleem opgelost wordt.

Per avond gebruik je 5 bestanden. Een inschrijfformulier, waarvan de resultaten in een spreadsheet komen. Daar hoef je verder niets aan te doen, behalve controleren of het compleet is en er geen spambots tussen zitten.
De teamnamen worden ook geïmporteerd in het wedstrijdformulier, in de onzichtbare kolom A. Je kunt dus naar hartelust een schema maken met A1 tegen A2 etc, gewoon “=A1” in het vakje typen als je het eerste team uit de lijst wilt.
Via de add-on Form Ranger worden de teamnamen ook automatisch geïmporteerd in het uitslagenformulier. Wel even checken of dat niet ververst moet worden.
De teamnamen komen ook terug in het spreadsheet dat hoort bij het uitslagenformulier. Daar moet je in het rekenblad eerst de benoemde bereiken aanpassen aan de hand van het aantal deelnemende teams (staat standaard op 16; 8 thuis- en 8 uitteams). Nadat alle scores van een ronde zijn ingevoerd moet je handmatig de gegevens kopiëren uit het tabblad [Formulierreacties] en plakken in het rekenblad. Dat is een tikje ingewikkeld, maar niet te vermijden omdat het formulier het spreadsheet aanpast en daarmee van tevoren ingestelde dingen overschrijft. Soms weigert Google Sheets om onbekende redenen een specifieke teamnaam te vinden in VLOOKUP. Geen idee waarom, maar de enig oplossing is de plus- of minscore handmatig in te voeren.

In het tabblad [stand] wordt dan de actuele stand getoond.